Un Sistema de Información, es aquél que permite recopilar, administrar y manipular un conjunto de datos que conforman la información necesaria para que los estamentos ejecutivos de una organización puedan realizar una toma de decisiones. En resumen, es aquél conjunto ordenado de elementos (no necesariamente computacionales) que permiten manipular toda aquella información necesaria para implementar aspectos específicos de la toma de decisiones.
Todo Sistema de Información, surge de la necesidad de información que experimenta una organización para implementar un conjunto específico de toma de decisiones.
Dato, Información y Registro
Un punto a tener muy claro, es que entendemos por dato y que se entiende por información.
Un Dato es un valor específico, por ejemplo "15", el cual, por sí sólo, no entrega ningún conocimiento útil.
La Información, por su parte, corresponde a un par ordenado, el conjunto de un dato y una descripción.
Por ejemplo: "Edad = 15" lo cual ya es entendible.
Desde una perspectiva más filosófica se señala que Información son Datos que reducen incertidumbre...
El tercer término, Registro, se refiere al conjunto de información relacionadas y agrupada. Así tenemos que:
Ramo = Arquitectura
Docente = Ana Lidia Pena
Web Site = http://www.Educreativardblogspot.com
E-mail = Educreativard@gmail.com
Es un registro de información relacionada, que permite ubicar la autora de estas páginas en el ciberespacio.
Finalmente, conviene destacar que un registro debe ser identificable fácilmente. Es decir, para ello es conveniente que exista una clave de búsqueda, que nos permita encontrar rápida y fácilmente el registro.
La Clave de búsqueda es información que se presume conocida o fácilmente averiguable y que además identifica única y exclusivamente al Registro. En el caso presentado, no existe información que cumpla con la definición, pues, aunque me disguste, puede existir otra persona que se llame igual, e incluso, en alguna otra Universidad dicte un ramo llamado "Sistemas de Información"; la información restante, aunque es única, no puede presumirse conocida, y es un hecho, que no es fácil de obtener (salvo que se pida directamente al profesor).
Claves de búsqueda típicas, están relacionadas con códigos, por ejemplo: Rut, Código de Carrera, Código de Ramo, etc.
Para solucionar el problema de claves de búsquedas conocidas y fácilmente recuperables, existen los Índices, donde a partir de información que no es única (por ejemplo el nombre) pero no demasiado repetitiva (por lo que no serviría la edad) se obtiene la lista de claves posibles.
Para solucionar el problema de claves de búsquedas conocidas y fácilmente recuperables, existen los Índices, donde a partir de información que no es única (por ejemplo el nombre) pero no demasiado repetitiva (por lo que no serviría la edad) se obtiene la lista de claves posibles.
Caracterización de un SI
Los Sistemas de Información difieren de cualquier otro software por dos razones principales:
1. Almacenan gran cantidad de Información
2. Realizan un bajo grado de procesamiento sobre la información, y éste es, fundamentalmente, de tipo estadístico
Aunque suene redundante, no está demás señalar, que la información que entrega un SI, es utilizada para tomar decisiones organizacionales. Así se catalogan como SI, aquellos sistemas de información como:
• Contabilidad: Información de flujos y estados financieros de la organización.
• Personal: Toda la información referente al Recurso Humano de la institución.
• Registro Curricular (en una Universidad): Información respecto de los alumnos y su situación académica;
Pero no son SI, un programa de manejo de imágenes (por avanzado que éste sea), ni un Sistema Operativo, ni un juego, ni los programas de acceso a Internet...
Elementos que conforman un SI
Ellos son:
Base de Datos:
Es donde se almacena toda la información que se requiere para la toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e identificables.
Transacciones:
Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de Información.
Informes:
Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de búsqueda y selección definidos.
Procesos:
Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el usuario.
Usuario:
Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema.
Procedimientos Administrativos:
Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a la Base de Datos .
Etapas de la vida de un SI
Un Sistema de Información, nace, se desarrolla y muere junto con la empresa, en pocas palabras, existe durante toda la vida de la organización. Debemos tener claro que un SI no necesariamente se implementa en forma computacional, sin embargo, es muy fácil demostrar que la computación es la mejor herramienta de la que disponemos para entregar y mantener la información requerida.
La idea de construir un (nuevo) SI para una Organización, aparece cuando los niveles ejecutivos de la organización determinan que la forma actual de controlar y mantener la información, es insuficiente para los volúmenes que se manejan, inoportuna respecto al tiempo requerido en la toma de decisiones o incompatible con las normas y políticas de la empresa.
Las etapas de vida de una implementación específica de un SI, también conocidas como las etapas de vida de un SI son:
• Análisis de Requerimientos.
• Diseño, separado, según la metodología del profesor en:
o Diseño Lógico .
• Diseño Físico .
• Construcción.
• Pruebas.
• Explotación.
• Manutención.
Cada etapa debe ser cuidadosamente documentada y hay ciertos hitos particulares entre ellas, éstos son:
• Contrato (Entre Análisis de Requerimientos y Diseño).
• Aceptación Formal del Sistema (Entre Pruebas y Explotación).
Además, cabe destacar que entre cada una de las etapas, se deben hacer controles de calidad que minimicen el riesgo de errores.
Los SI y las universidades.-
Las universidades son organizaciones que trasfieren conocimientos. Es una comunidad de maestros y académicos. En donde tenemos que la misión, la generación y la trasferencia de conocimiento son las políticas de estas.
Actualmente nos encontramos que estas presentan desafíos y restricciones propias de este tipo de instituciones como lo son:
• La masividad y la excelencia académica.
• Disciplina.
• Oferta académica.
• Asegurar los recursos.
• Tecnología adecuada.
• Convertirse en organizaciones de aprendizaje.
Necesariamente la universidad debe convertirse en una institución que aprende, aquella institución que se adapta a los nuevos tiempos produciendo los cambios necesarios pero de mejora planificado, no improvisado. Basado en un diagnostico de la situación tras una evaluación previa, para más tarde explorar las opciones para reajuste a partir de esos datos obtenidos que finalmente consolidaran las nuevas prácticas o equipos a incorporar.
En un sistema de información para estudiantes deben tenerse en cuenta los recursos de información necesarios para sus diversas actividades académicas, administrativas y sociales, sin olvidar la arquitectura de información del conjunto y la infraestructura informática de acceso.
Se constata la necesidad creciente de evaluación en las instituciones universitarias tanto para su mejora interna como para información al exterior (poderes públicos, patrocinadores privados, potenciales estudiantes, etc.).
Algunas de las principales dificultades que se plantean para la evaluación de los sistemas de información académicos son: el hecho de que diversas unidades organizativas de una misma universidad tengan responsabilidades sobre ellos, su rápida evolución y la de encontrar definiciones válidas y no ambiguas para un conjunto de universidades. La infraestructura de acceso por parte de los estudiantes es una cuestión por resolver, y que afecta muy marcadamente a este tipo de usuarios.
Las diversas caracterizaciones sugeridas en todos los trabajos mencionados parecen basarse principalmente en el conocimiento acumulado por expertos, así como en la reflexión de éstos pensando en el usuario.
Pero, en general, éste tiene pocas ocasiones de participar de forma activa y consciente en la elaboración de las caracterizaciones.
Hay una gran disponibilidad por parte de las universidades dominicanas a responder a preguntas sobre su sistema de información para estudiantes, tanto si se trata de encuestas procedentes del exterior de la propia institución como de preguntas formuladas por potenciales futuros estudiantes. Algunas de nuestras universidades han creado ya sistemas de información en red para estudiantes tipo intranet muy completo e integrado, mientras que otras han empezado por poner en línea de forma dispersa algunos recursos de información.
Porque los sistemas de información en las universidades.-
-Evitar la búsqueda en documentos físicos es una estrategia para mejorar la gestión universitaria, por eso la propuesta de implementar sistemas informáticos.
-Lo ideal sería que funcionarios compartieran experiencias para que implementar nuevas estrategias en la gestión de sus planteles para sacar el mejor provecho de las experiencias de otros y realizar un análisis posterior para determinar qué experiencias útiles podemos aplicar en pro de la educación superior.
-Plantear una visión global acerca de la gestión universitaria acerca de innovar y materializar las ideas que surgen, no son suficientes las técnicas gerenciales u organizacionales, pero deben tenerse en la cuenta a los actores principales de la universidad para determinar cuál es el rumbo de esta. Este desarrollo no es evidente cuando hay fragmentación política, pugna ideológica o hay intereses individuales contrapuestos. Una institución eficiente con indicadores establecidos y que prioriza cuál es su contribución, es una universidad que es más eficaz en la formación de estudiantes útiles para la sociedad.
Es importante la implementación de herramientas informáticas para tomar decisiones inmediatas, que permitan replantear estrategias para un continuo mejoramiento de esa manera nos aseguramos de brindar servicios a través sistemas para la gestión administrativa y gestión académica, para que las directivas tomen las mejores decisiones.
Es un momento importante y oportuno para las universidades conocer los sistemas de información que permiten un mejoramiento de la institución.
Importante y significativo porque se conocen experiencias de otras universidades que permiten el mejoramiento administrativo y académico. Se conocen experiencias administrativas que sirven para nutrir estrategias y metodologías de la gestión universitaria con procesos modernos.
Akademia.-
La República Dominicana ha emprendido desde el 2004 un amplio proceso de modernización e innovación en la Educación Superior. Durante estos años se han desarrollado diversos esfuerzos, entre los cuales destacamos:
• La realización del Foro Presidencial por la Excelencia de la Educación.
• La formulación del Plan Decenal de Educación Superior, 2008-2018.
• La formulación del Plan de Ciencia y Tecnología, 2008-2018.
• La realización de la Evaluación Quinquenal y la propuesta correspondiente de los Planes de Acción que las IES se comprometen a realizar, para subsanar las fallas de la auto-evaluación y de las recomendaciones del CONESCyT.
• El amplio proceso de Modernización Institucional del MESCyT, por medio del desarrollo de un amplio Programa de desarrollo de Plataforma Digital y desarrollo de Sistemas ad-hoc.
• La formulación de un novedoso proceso de Modernización de la Gestión Académica, Administrativa y Financiera de algunas IES que no tuviesen plataformas de gestión, mediante la concepción, desarrollo e implementación de un innovador Software llamado Akademia, desarrollado con los más altos estándares de las tecnologías, ciento por ciento Web, que responde a las particularidades de las IES de la RD.
AKADEMIA: es una plataforma informática que puede ser utilizada tanto en PC como en cualquier dispositivo móvil que cuente con el acceso a Internet, desarrollada por iniciativa de la SEESCyT, auspiciada por INNOVA Technology y bajo un marco de colaboración interinstitucional con las Instituciones de Educación Superior Dominicanas, con la finalidad de automatizar todas las operaciones y servicios de las IES. Es un software que permita gestionar y administrar una Institución de Educación Superior Dominicana en sus necesidades docentes, investigadoras y de extensión, tanto en lo académico como en lo administrativo aprovechando al máximo los recursos TIC.
Dentro de los objetivos de esta aplicación podemos mencionar:
Objetivos Generales:
• Automatizar las operaciones.
• Ofrecer virtualmente los servicios.
• Gestión Digital de toda la documentación.
• Acceso al Código Fuente Libre con equidad para todas las IES participantes en el desarrollo.
• Desarrollar Capacidades Internas para que la inteligencia del software de cada universidad.
Objetivos Estratégicos:
• Generar todos los informes que sean necesarios para el trabajo eficiente y la gestión efectiva de cada uno de los actores de los procesos internos y externos.
• Velar por el cumplimiento de las normas y reglamentos.
• Proponer oportunamente las Tecnologías de Información y Comunicación que la Rectoría mantiene como estándares mínimos de calidad para el adecuado desempeño de las labores que deben desarrollar los funcionarios y empleados.
• Proponer y administrar políticas generales y específicas para el adecuado uso de la tecnología y de la información que se utiliza en las universidades.
• Detectar brechas de conocimiento tecnológico de los funcionarios y empleados, de modo que se puedan generar a través de este departamento y la Escuela de Informática, las dinámicas necesarias para corregir posibles deficiencias y/o anomalías.
• Administrar los recursos tecnológicos en cuanto a su operatividad y apoyo a los funcionarios y empleados para su uso eficiente.
• Proponer y materializar programas de capacitación de acuerdo a los lineamientos y directrices estratégicas y las competencias requeridas por parte de los empleados y funcionarios.
• Proponer los procesos, procedimientos, instructivos y/o manuales necesarios para promover un sistema de gestión y administración de calidad.
Los sistemas de información están totalmente relacionados con la gestión, disociar estos conceptos nos lleva a cometer errores conceptuales en la introducción de la tecnología y darle al tema un enfoque meramente tecnológico.La tecnología para ser eficaz debe acompañar los objetivos del sistema al cual presta los servicio, en este caso el sistema universitario. Por lo que se supone que la tecnología acompañe un sistema universitario dinámico, flexible cuyo objetivo es formar egresados con mentes abiertas, pensantes, capaz de trabajar en equipo, resolver situaciones nuevas y con alta adaptación al cambio.Para ello se necesita un sistema educativo que motive esta plasticidad, mostrando con el ejemplo el beneficio de la flexibilidad, la posibilidad de cambio, etc. Finalmente sabemos que el sistema universitario está inmerso en el sistema universitario mundial,por lo que
debe conformar parte del mismo, estar ínter-conectado, mostrarse al mundo en todos sus aspectos.
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